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2018/06/04  テーマ
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ソリューション TIPS

営業プロセスの質を高める! PDCAサイクル を上手に回すコツ、効果的な対策。

営業プロセスの質を高める! PDCAサイクル を上手に回すコツ、効果的な対策。

PDCA(PDCA cycle、plan-do-check-action。生産管理や品質管理などの管理業務を円滑に進める循環型手法。Plan計画> Do実行> Check評価> Action改善の 4ステップを1フローとして繰り返し、継続的に改善する手法。)サイクルは、営業活動の質を高めるためにも有効な方法論です。一方で「PDCA」という言葉だけが一人歩きして、実際にはうまく機能せずに成果を出せないケースも少なくありません。今回は、PDCAサイクルの説明から、PDCAサイクルを上手に活用するためのポイントについて解説していきます。

PDCAサイクルは『営業の質』を高める

PDCAサイクルとは、Plan→Do→Check→Action⇒ Plan→Do……と4つフェーズを回すことでビジネスやその業務を改善させていく手法です。PDCAサイクルは、もともと製造業で提案されたとされていますが、今では製造業にとどまらず、あらゆるビジネスシーンで、さらには個人の自己啓発などにも有効であると考えられています。ビジネスパーソンであれば、一度はその名前をお聞きになったことがあるのではないでしょうか。

営業活動においてもPDCAサイクルを活用した生産性改善はとても有効です。<Plan>として目標と現状、問題の原因と改善案を練ります。<Do>で改善案を実行に移し、<Check>において実行した結果を分析します。数字レベルで、客観的に分析を加えることが重要なのです。結果に何か問題がある場合、その課題の原因と解決策を深掘りして次のPlanやDoにつなげていきます。

PDCAサイクルが上手く回ることで、営業の質は継続的に改善され、結果その質は高まります。また、チーム内にPDCAの意識が根付き定着することで、チームメンバーが常に自分やチームの活動で課題や解決策を自発的に考え、改善に向けてのアクションをとるようになります。前述の通り、PDCAサイクルは個人でも実行可能な手法ですから、個人としての業務能力も高まります。よく、経営層の方を中心に「自社の従業員が自発的に動いてくれない」と不満を口にされますが、PDCAサイクルを組織文化にすることができれば、そうした不満が解消されるきっかけにもできるかもしれません。

PDCAサイクルを上手く回す “コツ”

PDCAサイクルは、メンバーの意識を大きく転換し、組織文化を変化させるポテンシャルを秘めています。一方で、やり方を十分に検討しないでフローのみを当てはめたようなケースでは、表面的な導入にとどまり、成果に結びつかない可能性も少なくありません。多くのビジネスパーソンがPDCAサイクルを周知していることもあり、「なんで今さらPDCA?」と疑念を抱く人が出てくるかもしれません。

こうした疑念を払拭して、PDCAサイクルを上手く取り入れていくための重要なポイントは、意外かもしれませんがPDCAの各ステップを実直に愚直に踏んでいくことのほかに手段はありません。失敗してしまう典型的なパターンは、PlanやCheckの「やったつもりなる」ことです。特に、Planの段階で課題の設定や原因の深掘りが足りていないばかりに、結果として目標設定や行動計画が不十分になるケースがよくあります。PDCAサイクルを導入する目的が組織内で共有されておらず、「とにかく導入して改善しよう」といった程度の甘い考えでは、「やったつもり」に陥り、成果が見えないばかりか、せっかくのPDCAへの疑念も払しょくされません。

個人レベルであれば、Planはほどほどにして、とにかく解決策を試してみる戦略でも一定の改善は見られるかもしれません。Doから得られた経験を基に、改めてPlanを練ればよいという考え方もあるからです。しかし、企業のような組織レベルでPDCAサイクルを進めていくのであれば、Doの前工程が最も重要になります。過去の営業活動で蓄積された経験値があるはずですから、その営業活動履歴をあらためて客観的に検証することで新しい気付きが生まれるはずです。その気づきをヒントとして、具体的なPlanを策定していきます。そこから仮説設定も可能はずです。
繰り返しになりますが、PDCAサイクルを活用して本当に営業活動の質を高めたいのであれば、とにかく“Plan”にリソースを割くようにしましょう。課題抽出・課題設定が的確であれば、その後のDoやCheck、Actionの質は必然的に高めやすくなります。そして、結果的に成果にも結び付きやすくなります。

PDCAサイクルをよりよく回すためのPOINT

PDCAサイクルを回すためには “Plan” が重要と述べましたが、実際の環境では「そんなにリソースに余裕がない」ということも多々あります。立案した計画を実行するために多くのリソースを必要とする場合や、データを収集して分析するだけのスキルを持つメンバーがいない場合が該当します。特に、リソースの限られている中小規模の企業では、リソース不足でPDCAサイクル自体が中断することになりかねません。

そこで対策としておすすめなのが、ソリューションツールを活用してリソースを節約する方法です。たとえば、営業活動に適用できるツールとしてSFA(Sales Force Automation:の略語で、営業部門に対して営業支援をすることを目的として使用し効率化をはかるツール)があります。SFAは営業活動に関する履歴や顧客別の特徴・特性をデータベースとして管理することで、営業での活動で得た情報を一元化できます。部門内で共有し戦略策定のベースとして活用したり、事業戦略・企業戦略にも利用できます。誰のPCやスマートフォンでも閲覧可能で、顧客に対する商談の進捗状況を入力し、共有データを作成する機能もあります。もちろん、商談の結果として成約につながったのか、失敗したのかなどのステータスの管理も得意とします。

SFAを活用すると、特に “Check” の効率化に有効です。Doの結果を可視化するため、Planとの比較やActionの立案もスムーズになります。データの収集や共有が一気に楽になりますから、人間はPlanの練り込みやActionに注力できるようになります。SFAは、営業活動の質を高めるためのツールであると同時に、営業チームのPDCAサイクルを円滑化するツールでもあるのです。

さいごに

営業の質を高めるために、PDCAサイクルを地道に回していくことは欠かせません。ただ日々の活動を進めるだけではなく、そこに何かしらの改善点がないか常に目配りする意識が生まれるからです。

PDCAサイクルを上手に回すコツは、DoやCheck(特にデータ収集)を効率化し、Planをはじめとした「考える作業」を丁寧にきちんと行うことに尽きます。そのためにも、SFAなどのツールを導入するなど、うまく業務を効率化し、考える作業にスタッフが注力できる体制を整え、効率的なリソース配分を心掛けることがポイントになります。ツール活用でソリューションできることはツールを活用し、スタッフが「考えること」を怠らずにPDCAサイクルを回していくことで、営業活動の “質” を継続的に高め続けると確信しています。

《コラム》Planのマネジメント

Planの「質」と「量」を操る

SFAに代表される“ソリューションツール”の登場により、行動履歴などの個々の活動がリアルタイムで共有できる環境になってきています。「活動がセクション内で共有できているのだからPlanのマネジメントも勿論できている」と思いがちです。しかし、実際には活動自体が共有されているだけでマネジメントのすべてが完了しているわけではなく、活動における内容=どのような質のアプローチを、どのくらいの頻度で1か月にどの程度(=量)行えたかが重要になります。さらに、次の活動についての具体的なアクションプラン=活動改善示唆に落とし込む必要があります。

営業活動の「質」と「量」とは

質訪問する企業の優先順位の根拠や、そこで対面する担当者が適切であるかなど。
量成果を出すためのKGIから逆算した訪問量など。事実、ほとんどの企業ではそこまで突き詰めた議論を行っていることは稀ですし、そもそも、指揮をする立場のマネージャー自身がそのスキルを持っていない、もしくは、気づいていないことがほとんどです。
ですから、他社に先駆けて「自社のPlan実動」を改善することが有効に働くと考えられるのです。

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