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2018/05/28  テーマ
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営業のタスク管理で業務効率化を実現!3つのポイントと2つの注意点

営業のタスク管理で業務効率化を実現!3つのポイントと2つの注意点

タスク管理をこれまで一度もしていない方は、まずいないでしょう。ですが、タスク管理によって業務効率化を実現している企業・個人となると、実はそれほど多くはないかもしれません。特に、属人的で業務が流動的になりがちな営業活動となると、なかなか簡単ではありません。

ここで活用したいのが、SFA(Sales Force Automation)です。SFAを導入することで、情報管理と活動の改善が容易となり、営業のタスク管理を効率化しやすくなります。SFAでタスク管理する際のポイントだけでなく、注意点にも触れながら説明したいと思います。

タスク管理と業務効率化の関係

多くのビジネスパーソンにとって、日々のタスクは同時並行的に消化していく必要があります。毎日、毎週のように行う定型業務や、長いスパンで組まれているプロジェクトのタスク、そしてこれらの業務に付随する請求処理・日報作成などのタスクなど、常にマルチタスクで進んでいきます。

したがって、タスク管理とは業務効率化の方法論の中心的な存在であると言っても過言でありません。分かりやすい形でタスクをリストアップし、効率的にタスクを処理できるのであれば、それだけで業務効率化を実現できるはずです。そして、多くのビジネスパーソンはそれを目的にさまざまな方法でタスク管理を行っています。

ところが、それほど簡単にタスク管理はできないのです。定型的なタスクと非定型的なタスク、長期目標を掲げて行うタスクと突発的・短期的なタスクなど、タスクの種類はさまざまです。タスクの優先順位をつけようにも、突発的なタスクが割り込みで入ってくるので容易ではない……そんな人も少なくないでしょう。

こうした課題を解決するには、できれば個人レベルではなく、組織レベルでタスク管理にコミットすること、そしてSFAのようなデジタルツールを駆使して管理を自動化することがその解決に一役買ってくれます。

SFAによるタスク管理の3つのポイント

SFAとは、営業部門の持っている顧客情報や日々の活動履歴などを一元化し、計画→実行→評価→改善というPDCAサイクルを回して生産性を高めるためのツールです。SFAによるタスク管理は、「組織的」かつ「デジタル」であり、「フィードバックが容易」という3つのポイントがあります。

まず、SFA導入によって営業活動を組織全体で取り組む体制を作りやすくなります。従来の営業活動は、体力と根性があって優秀な営業担当者と、そうでない営業担当者との間に大きな差がつきやすく、成果が担当者の質や性格に依存しやすいという問題点がありました。そのため、優秀な担当者が一人抜けると全体の成果が大きく落ち込みやすかったのです。SFA導入によって、ある担当者の抱える問題が組織全体に可視化され、それを共有して解決に取り組む企業文化が生まれやすくなります。

次に、情報を共有できるデジタルデータとして管理できるようになります。従来の日本の営業文化ですと、情報を個々の担当者が個別に管理するようなことも少なくありませんでした。場合によっては、せっかく名刺交換で手に入れた見込み客の情報が、営業担当者の机の奥底に眠ったまま……というケースも考えられます。SFAを導入すれば、こうした情報をデータベースに一元管理し、無駄なアプローチの排除やフォローの漏れなどがなくなります。

情報を一元化し、営業部門やその他チームも見られるようにしていれば、営業活動に対するフィードバックと改善が容易になります。たとえば、ある見込み客の商談に苦戦している場合、マーケティング部門のちょっとした助言が突破口となるかもしれません。製品情報への理解が足りていないのであれば、商談に開発担当を同伴させるとよいかもしれません。このように、さまざまな関係者が営業活動に関われるようになります。

SFAによるタスク管理の2つの注意点

SFAを導入してタスク管理を行う上では、2つ注意点があります。この2点に注意しないと、せっかく導入したSFAをうまく活用できず、いずれ使われなくなる可能性が高いでしょう。

まず、自社の業務に即していないシステムを導入しないように注意する必要があります。どんなに機能のよいシステムでも、自社の業務と合わないようでは活用できません。無理にシステムに業務を合わせようとすると、むしろ業務の改革にコストがかかってしまい、かえって業務効率を下げることもあります。

また、部門間の連携が取れていない場合も要注意です。たとえば、役員主導でトップダウンの導入が行われると、現場である営業部門にそぐわないSFA導入となりがちです。SFAによる業務効率化へのモチベーションも上がらないままで、結局活用されないまま忘れられていくかもしれません。

逆に営業主導で導入を目指した場合でも、実際のシステム管理は別部門(情報システムの担当部門)となることが多いので、この両者の連携が取れていないといけません。「営業はよいかもしれないが、こちらの仕事が増えるだけでよいことがない」と不満の温床になるリスクがあります。

上記の2つの注意点を踏まえると、「必要な業務を洗い出してから導入すること」「導入・運用に向けた体制作りを先に行うこと」の2つが対策として有効です。

いきなりSFAを導入するのではなく、現状で営業部門が行っている業務をリストアップし、その上で最も適合的なSFAを比較・検討し、導入していきましょう。そして、導入や運用に必要な業務もまたリストアップし、どの部門のどの担当者が何をすべきか、あらかじめ複数部門の関係者が顔をつきあわせて綿密に議論する必要があるでしょう。

おわりに

SFAを導入してタスク管理を行い、業務効率化を実現するには人間同士の事前の話し合いが必要不可欠です。SFAは、導入すればすべての課題をすぐに解決してくれる「魔法の杖」ではなく、ツールを使う側がその使い方を十分に検討することが大切であるということを念頭おいて導入するようにしたいですね。

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