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2018/06/22  テーマ
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業務効率を向上させる“見える化”と、情報共有を成功に導く4つのポイント

業務効率を向上させる“見える化”と、情報共有を成功に導く4つのポイント

業務効率の向上は、あらゆる組織が抱える課題です。
しかし現実には、情報が属人化することで、マネージャーが個人の活動を把握しきれなくなり、根拠の希薄なプロジェクトが多く実行されているケースも少なくありません。こうした問題を解決するにあたって、鍵となるのが情報共有です。

業務効率の向上は『見える化』から始まる

※一般的に課題を解決するために最初に取るべきアクションは現状の把握になります。

例えば、
「なかなか思うように売上が達成できない」という課題がある場合。
まずは、売上に関する情報を集めて分析することになります。現状の総売上に対して、商品・サービスごとの売上の内訳を出し、それがいつ、どのように売れているのかについて現状をありのままに可視化していきます。
業務効率を向上させたい場合も、これと全くフローになります。現状を「見える化」するところからスタートします。

業務効率が改善されない、パフォーマンスが思うように上がらない要因は、さまざまな要素が起因していることがあります。

業務効率化がなされない要素として、多くあげられるのは、業務についての客観的な情報が明確になっていないケースです。
現状が見えていないために、メンバーがそれぞれの立場からそれぞれの視点で主観から「原因」「解決策」を思いめぐらして試行錯誤をして、結果の出ない状況に不満を持つようになります。
「部長が明確な指示出ししてくれれば……」とか、「会社のノルマが高すぎるから……」、または、「部下が自発的に動いてくれないから……」など、成果の出ない現状に対して自己防衛的な解釈を自身の中にためてしまうことになるのです。

ですから、Officialに活用することが出来る情報を取っていないことは勿論、その情報を一部のメンバーだけが共有するという事態であれば、業務効率の実現は不可能です。
まずは現状を明確に把握するための、業務に関する情報を関係するメンバー全員で共有できるような仕組みが必要になります。

目指す目標を明確にする、共有する。

ルールとして設定されただけの情報共有のプロセスは、逆に現場のモチベーションを下げ現場スタッフの反発を招き、うまくいかないケースが多くみられます。感情的なもの以外に、情報共有を行うことでどんな変化があるのか、何が好転するのか、また、仕事がどう効率化させるのかが直感的に、また、目的としてもよく理解されないためです。
何を目的に、どこを目指すのかについて、事前にメンバーに納得してもらうために、何度でも根気よく伝えることが必要になります。

どんな情報を共有するのか明確にする

「情報を“見える化”すること」が目的になってしまい、情報を集め、まとめるだけで終わってしまうケースもあります。また、情報があまりに膨大になると、記憶できる容量をはるかに超えてしまい、共有しきれなくなることも考えられます。
それを防ぐために、目的を明確にします。共有すべき情報を極限まで絞り込むことは大変重要です。そうすることで、本当に必要になる情報がさらに明確に見えてきて、それほど重要でない情報との画一化も作業を繰り返していく中で要領を身に着けていくことが出来ると思います。“あえて捨てる情報”を判断すること。これも情報が氾濫し、この先もさらに加速して増幅することが予測される現在においては大変重要なスキルといえます。

情報を出すことで個人の不都合につながらない仕組み作り

優秀な営業担当者の中には、「自分がさまざまな努力を経て蓄積してきたノウハウを、そうやすやすと出したくない」と考えるスタッフもいると思います。ノウハウを出すことで、「それまで築き上げた自身の優位性が失われる」という懸念があるのかもしれません。
また、逆にミスや問題などの正直に“あまり褒められた内容ではない、よくない情報”を公の場で出すと、「評価が下がるのでは」と心配する人もいるでしょう。
こうした懸念や心配を払拭するためにも、上がってきた情報については、匿名性を採用する、または、個人の評価に反映しないなど、本来の情報共有の目的から逸脱しないルールを設定するなど、業務効率の向上が目的であり、個人の評価にネガティブな影響がないことや、個人の優位性が担保されることなど、繰り返し伝えることも大切です。

業務効率化サポートシステムやツールを活用する

情報の管理と共有には、誰でもできるだけ簡単に情報を閲覧できるような仕組みも必要不可欠です。
そのひとつとして考えられるのが、SFA(Sales Force Automation)と呼ばれるものです。
ここからは、情報の管理と共有を助けるSFAの仕組みについて紹介します。

SFAの活用も視野に入れる

SFAとは、営業活動に関する情報を管理・分析するためのプラットフォームです。
顧客情報はもちろん、商談の進捗状況や過去の問い合わせ履歴など、過去から現在までの顧客に関連する案件情報を蓄積することが可能です。

SFAを導入することで、それまで担当者のみが保有していた情報も“見える化”されます。マネジメントをするスタッフもオンタイムで進捗を確認・把握して、一緒に課題について検討を重ねることや、問題があればすぐに対処できるようになります。
また、予実管理も容易になります。よって、組織として活動する意味合いが増し、チーム全体としての業務効率の向上も期待できるようになります。
このように、業務負荷が軽減されるだけでなく、蓄積して共有するデータを基に効果的な分析と根本的な懸念材料の払拭と改善を進めることが出来るのです。

一方で、SFAの導入については、別のcolumnでも詳細な内容を解説していますが、思惑なくして流れで導入をしてみてもうまくいく可能性は低いでしょう。情報共有の目的や共有する情報の範囲など、業務効率のプロセスに許諾を得て、また、メンバーの意識が変化してから、計画的な導入するようにします。

さいごに

情報共有は、業務効率向上に向けたファーストフェーズ。
誰でも閲覧できる仕組みを作る。そして、メンバーが非効率で成果の出にくい環境から脱出できる。まずは、ファーストフェーズから始めてみることが大切です。この機会にぜひ「強固なチーム作り」をはじめてみませんか。

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