案件を進めていると、小さなウイークポイントが大きくなり、気づいたときにはすでに手遅れという経験をされたことがある方も多いのではないでしょうか。
そんなトラブルを未然に防ぐために、案件情報を可視化して、すぐに対応できる仕組みを構築する方法について、案件管理の必要性やメリット・手法について解説します。
目次
案件管理がなぜ必要なのか？
社内の案件を的確に管理することは、案件の進捗やクオリティ担保などの面から非常に重要になります。特に組織の規模が大きくにつれて、その組織で進める案件が多数となり、また、性質や特性の違う案件を併行して進めるなど、その処理や対応も多岐に渡ります。これを、管理者の頭の中だけで記憶を頼りに管理することは、現実的で無いだけでなく、リスク管理の視点からも企業そのもの姿勢が問われる事態を招きかねません。
そのように考えると、要件・スケジュール・予算・担当者について、まとめてシステム的に管理する仕組みとフローを構築していくことが重要になります。また、情報の一元化によって、社内の会議や社外からの問い合わせなど多くのリソースと工数を必要とする業務の一部を効率化することができます。さらに、案件の進捗について決定権を持つスタッフがそれぞれの案件に際し適切な意思決定を下す時にも、重要な判断指標として活用することが可能です。
加えて、組織内や他部門をまたがる案件の情報共有にも案件管理が有効に機能します。案件管理は蓄積型のデータ蓄積の機能も併行して保持することから、事業活動や営業・マーケティング活動における「成功事例」や「失敗事例」についての履歴が残ります。よって、その案件が当該の結果に至った経緯や原因・スケジュール管理方法などを、経年後も確認・検証して次期案件に活用することができます。また、成果視点で優秀な成績を残している営業担当者の貴重なノウハウを同セクションのメンバーに共有して部門全体のスキルアップを促し、部門自体のボトムアップにもつながります。特に、営業セクションでの活動においては、その職務の特性上一般的にノウハウが属人化しやすい傾向がみられます。そのため、案件管理の活用が有効に働くセクションでもあります。
案件管理による3つのメリット
案件管理には、 スケジューリングする上での優先順位の明確化｜トラブルの未然防止｜営業活動の質の向上 という代表的なメリットがあります。
案件を進める上で最も重要ことは、スケジュールを的確に管理して性急で過密な計画や、逆に提出期日・納期等の遅延を起こさずに案件を完了させることです。社内で同一案件に関わる人が増えると、未確定要素も抱えたまま案件を進捗さしなくてはならないケースも出てきて、スケジュールが遅延する可能性も増えます。たとえば、特定の担当者やチームの業務が遅れるだけでも、そこが案件全体のボトルネックとなって、全体に影響が広がることも少なくありません。タスク一つ一つの優先順位を明確にして、それぞれのタスクがその他のタスクやプロジェクト全体にどのように影響するのかを事前に可視化して理解・共有しておくことが重要になります。知識のみならず、経験則から導き出すスキルも必要となりますから簡単ではないスケジュール管理ですがこれを徹底することで、最終的に社内外からの大きな信頼を得ることが可能になります。スモールプロジェクトを予定通りの期日で完了させた、もしくは、途中での変更等に対してフレキシブルな対処ができ最善の改善スケジュールが提示できたなど、その成功がさらに大きなプロジェクトをハンドリングできる可能性をもたらします。信頼を得ることがビジネスでどんなに“有益に働くか”については言うまでも無いでしょう。
2番目に、トラブルを未然に防止するメリットがあります。予定より遅延したり、顧客とコミュニケーションがとれていなかったりといった小さなミステイクが続き、大きなトラブルに発展するケースが考えられます。会議を密に実施して課題管理する手もありますが、より早く対応するには案件管理が有効となります。課題がいち早く可視化されるため、トラブルが小さいうちに着手が可能で、早期に解決しやすくなるのです。
3つ目のメリットは、案件の「PDCAサイクル」を回しやすくなり、チーム全体での質の向上も図れるようになることです。多忙な中では、結果を次に生かすフェーズが疎かになりがちです。案件管理によって、その案件の成功ポイントや失敗ポイントがデータとして残りますから、それを基に営業活動の改善につなげることができるのです。そもそも、案件管理は営業活動管理に所属する一つの管理項目です。案件管理が管理対象とするのは、営業担当者ではなく、営業担当者が持つ案件になります。しかし残念なことにこの単純な“違い”を理解できず、混同している企業が今も多々見受けられます。一番フロントで企業のプロフィットセンターを担う営業担当者はその営業実務を処理・対応するだけでも多忙を極めます。また、相手のある業務であるため、自身や自社の管理を徹底したとしても、防げないトラブルや局面に直面します。是非、一度貴社でも適切な案件管理がなされているかについて、あらためて検証してみてはいかがでしょうか。
案件管理の方法
案件管理の方法はいくつか挙げられます。まずは、Excelファイルを使用する手が考えられるでしょう。自社のビジネスに合わせて必要事項を盛り込むなど、フォーマットを自由に作り込めますし、すでにWindowsのパソコンにデフォルトでインストールされているため導入の手間がかかりません。無料で使えることもメリットです。
しかし、Excelファイルだとバージョン管理の手間があります。誰もが自由に書き込める状態だと、誤って上書きしたり間違った情報が書き込まれたりと、どの情報を信用すればよいのか分からなくなりがちなのです。だからといって特定の担当者だけが書き込める状態にすると、各担当者からの情報をファイル管理担当者に伝え、それをファイル管理担当者が書き込むという非効率な作業が発生します。
それに、表面的な情報管理には役立ちますが、顧客のニーズの把握や営業活動の質の向上など前向きな動きに役立てられないのも難点です。顧客にどのようなアプローチを行ったのか、メールの内容は何かなど、詳細な情報を履歴と蓄積するには、Excelは不向きです。
その他の案件管理ツールとしては、プロジェクト管理ツールによる案件管理が考えられます。プロジェクトを管理するのに必要な機能が有料・無料問わず揃っているため、案件の目標や現状を入力して可視化し、現状を共有するのに便利です。インストールすればすぐに使えるツールも多く、成果が出なければすぐに他のツールに乗り換えられるという手軽さも見逃せません。
しかし、プロジェクト管理ツールの多くは「内向き」であり、顧客との関係改善に役立つツールとは言えません。マーケティングや営業のように、顧客ありきで仕事を進める組織ではプロジェクト管理ツールだけだと足りない面が多いでしょう。Excelと同じように、入力できる顧客情報の種類に制限があります。
そこで考えられるのが、SFA（Sales Force Automation：セールス・フォース・オートメーション｜略語。製品・サービスを販売する営業担当者が活用することで、システムによる顧客履歴をベースにした営業支援を行い、効率化するシステムツール）に代表されるCRMツールの活用です。これは「営業支援ツール」とも呼ばれ、特に営業活動にフォーカスされた営業活動で必要な機能がデフォルトで揃っています。Excelやプロジェクト管理ツールよりも、顧客情報の管理や情報分析、ノウハウの共有に適しており、顧客の予算、進捗フェーズなどの情報を把握することで受注確度の判断が容易になりますし、数字で表記されることから定量的な分析や、数値で設定した指標との相性の良さも利点です。さらに、履歴を自由にカスタマイズして利用できることから、新人スタッフへのノウハウの共有によって、効率的かつ客観的な新人の教育にも貢献し、その教育コストも軽減できます。
さいごに
案件管理は、トラブルを防ぐという「守り」に役立つだけではなく、営業活動の質を高めて受注数を増やすという「攻め」にも役立ちます。自社の業務に合ったツールを選択して、より効率的な案件管理を目指してみてはいかがでしょうか。
