営業の業務効率改善は、あらゆる企業が抱える課題です。しかし、現状の何を改善すれば良いのかわからず、頭を抱える組織の管理者も少なくないのではないでしょうか？
この記事では、営業活動における「情報共有」と「タスク管理」の観点から、こうした課題の具体的な解決策について説明します。
目次
営業の効率化に欠かせない2つのポイント
営業情報の“見える化”
営業の業務効率化が進まない要因のひとつに「営業活動に必要な情報が明確になっていない」ケースがあります。担当する顧客の現状が見えていないために、営業担当者がそれぞれの視点で試行錯誤を重ねてもなかなか結果に結びつかず、やがてその状況に営業担当自身が不満を持つようになることは珍しくありません。
このように、本来必要な情報が不足していたり、情報が古いまま営業活動を継続したりすることは、機会損失といっても過言ではありません。まずは全ての営業担当者が、それぞれの活動の中で得た顧客情報を関係するメンバー全員へ共有し「情報の“見える化”」の仕組みを整えることが必要です。
営業タスクの管理
営業の業務効率化を妨げるもうひとつの要因に「タスク管理の煩雑さ」があります。営業担当者が日々抱えるタスクは膨大で、個人で行うものからチーム単位で進めるものまで非常に多岐に渡ります。
＜営業担当が抱えるタスクの例＞
- 定型的タスク(請求書作成、活動履歴や顧客情報の共有、など)
- 非定型的タスク(顧客との商談、営業戦略や営業計画の構築、など)
- 長期的なタスク(見込み顧客の創出や育成、長期プロジェクト、など)
- 短期的・突発的なタスク(スケジュール管理、クレーム対応、など)
これらのタスク管理が円滑にできれば、業務効率化に結びつくことは言うまでもありませんが、営業担当者が日々業務をこなす中で、完璧にタスク管理を行うのはなかなか難しいものです。
SFA（Sales Force Automation）を活用して営業の効率化を図る
SFAとは、営業活動に関する情報を管理・分析するためのプラットフォームで「営業支援システム」とも呼ばれています。顧客情報はもちろん、商談の進捗状況や過去の問い合わせ履歴など、過去から現在に至るまで、顧客に関連する案件情報を蓄積することが可能です。
SFAを活用する3つのメリット
①「組織的」な業務改善につながる
SFAの導入によって、これまで担当者だけが保有していた情報が組織全体へ“見える化”し、関係する部門やメンバーがリアルタイムで進捗を確認・把握できるようになります。
そうなることで、顧客との間に何かトラブルが起きた際にも、担当者以外のメンバーがすぐに対応できるなど、現状の課題を客観的に捉え易くなります。ある担当者の抱える課題が可視化され、組織全体で解決に取り組む一体感のある企業文化が生まれやすくなるのです。
②デジタル管理が促進される
営業マンが個人で管理していた顧客データや営業活動の記録、名刺のような紙のデータも、デジタルデータとして一括して管理することで、情報の追加や編集などアップデートが容易になります。
顧客の担当者が変わる際も引き継ぎ作業の手間を省くことができ、営業のノウハウも共有されて、無駄なアプローチやフォロー漏れなどを削減することができるようになります。
③効果的なフィードバックができる
情報を一元管理することで、営業活動に対するフィードバックと改善が容易になります。ある営業マンが見込み客の商談に苦戦しているとき、SFAでの情報共有を徹底していれば、その情報を元に上司が適切な指導をすることもできますし、マーケティング部のような他部門より、別の観点から商談に役立つ情報を提供することも可能でしょう。
SFAを導入する際の4つの注意点
①目的を明確にする
SFA導入時のよくある失敗例として「情報を“見える化”すること」が目的になってしまうケースがあります。これまでの情報がただ整理・共有されただけでは、営業の業務効率化までは望めません。営業マンの日々の業務フローに「情報共有」を浸透させてこそ、その効果が現れてくるのです。
一方で「情報共有」をルール化しただけでは、現場はかえって入力作業の手間だけが増えたように感じ、モチベーションの低下や反発を招く恐れがあります。できるだけ具体的な期限や営業目標を示すなどして「情報共有が業務の効率化への近道である」ことを、メンバーにもしっかりと理解してもらいましょう。
②営業が共有すべき情報を整理する
SFAで管理する情報を最小限に絞り込むことは大変重要です。情報共有のための時間が取られすぎてしまい、時間が経つと誰も活動履歴を入力しなくなる、という話は珍しくありません。ただでさえ忙しい営業マンの負担にならないよう情報を絞り込み、項目や入力方法もシンプルに工夫するのが良いでしょう。“あえて捨てる情報”を判断することも、業務効率改善に繋がるのです。
③情報の共有がマイナスにならない環境を作る
優秀な営業担当者の中には「自分の努力で蓄積したノウハウを、他人に共有したくない」と考えるスタッフもいます。ノウハウを共有すると「自ら築き上げた優位性を失う」という懸念があるのです。
また、トラブルやミスなどをそのまま共有してしまうと「評価が下がるのでは」と心配するのは人として当然の心理です。
こうした懸念や心配を払拭するためには「共有された情報の匿名性を守る」「個人の評価に反映させない」といったルールが必要です。業務効率の向上を目的としたSFAの活用が、営業担当者個人のマイナスにならないように配慮しましょう。
④自社に合ったSFAを選択する
どんなに高機能なシステムでも、自社の業務と合わなければ活用することはできません。無理にシステムの仕様に業務を合わせようとすると、フローの見直しや改革にコストがかかり、かえって業務効率を下げてしまうこともあります。
まずは現状の営業活動における業務を洗い出し、自社の営業スタイルに最も適合するSFAを比較・検討しましょう。また、これまで別々に管理していたデータの統合やシステムへのインポート作業は「どの部門」の「誰が」担当するかなど、事前準備や導入後の運用についても部門間でよく連携して決定しましょう。
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おわりに
SFAを導入して「“情報の見える化”（情報共有）」と「タスク管理」を行えば、営業の業務効率化が実現できるでしょう。しかしSFAは、導入すればすべての課題をすぐに解決してくれる「魔法の杖」ではありません。導入後もしっかりと運用に乗せていけるよう事前に関係者で話し合いを重ね、導入の目的を十分に浸透させることが、SFA導入成功の秘訣なのです。
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