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2018/06/04  テーマ
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KPI設定が重要視される理由と、効率的な活用を高める4つのポイント!

KPI設定が重要視される理由と、効率的な活用を高める4つのポイント!

業績向上を目的として、何かしらの指標を設定して検証するためのベンチマークとしている企業がほとんどではないでしょうか。最近は、「KPI」という言葉も広く一般的に使われるようになりました。目標だけではなく、KPIを設定する意味はどこにあるのかについて、また、KPIの効果な活用についてわかりやすく解説します。

KPI設定が重要視されている理由

KPI(Key Performance Indicator)は、ビジネス用語の一つで、日本語で「重要業績評価指標」と訳されることもあります。簡単に解釈すれば、その指標を「上回ったら予定に沿った実績を導く可能性が高いので成功と判断できますし、下回るケースは改善を必要とする状況として判断され、端的に言うと予測に反していますので失敗」と判断・評価するための指標です。KPIは原則、定量的な数値を用いて設定されます。これは、その数値に至ったバックグラウンドやプロセスではなく、数値という絶対値が判断基準になることを前提としていることに起因します。たとえば、「月の特定製品・サービスの売上をKPIとして設定し、その数値を1000万円とセットした場合」、“売上”が1000万円を上回れば達成、下回れば未達として取り組みの改善を求められます。このように、プロジェクトや組織の評価において、誰にでもわかりやすく、定量的な数値を設定することから、客観的な指標として重要な役割を持ちます。

これまでも述べたように、KPIは、ビジネスの目標を数値化した指標とも置き換えられます。したがって、KPIを設定することで社内の目標を分かりやすい形で可視化でき、共通の目標の共有と浸透を容易にします。これにより、同プロジェクト内のメンバーを一つにまとめ、共通の目標に向かって各人がそれぞれタスクを迷うことなく進捗させることが出来ますので、生産性も高めやすくなります。「全の英知を集めて売上を上げよう」という曖昧な指標ではなく、「売上を月500万円アップしよう!そのための改善策を課題とともに具体的検証してシミュレーションを作ろう」とKPIを設定するべきです。

また、KPIを設定することで、結果からの改善や成果が出た後の振り返りもかのうになります。「売上500万円アップ」というKPIに対して、実際には300万円しかアップしなかった場合、まず200万円足りなかったという結果が誰の目にも見える形で示されます。結果が明らかなので、その後の分析や検討がスムーズになります。取り組みに不備があったのか、それともKPI自体が無謀だったのかなど、原因とそれに伴う対策を生産的に議論できます。逆に目標を上回る金額を達成できた場合、その要因は何であったのか、社内への情報共有を含めたナレッジを行い、成功例として他のプロジェクトへの転用や担当者ベースでの活用も可能です。

KPI設定の効果を高める4つのポイント

KPI設定の効果を高めるには、4つのポイントがあります。

《 POINT 1 》

KPIの水準が高すぎず低すぎない、適正と感じられる水準に設定することです。KPIが現実的でないほど高ければ、どのメンバーもモチベーションを低くしてしまう可能性が出てきます。場合によっては、KPIを見かけ上達成するための不正な数字操作に走るかもしれません。逆に低すぎれば、特に努力せずとも達成できてしまうので緩みの原因となります。自社の数字の現状を把握して、メンバーも受け入れられるような範囲のKPI設定を心がけましょう。一方で、KPIは「重要業績評価指標」とも呼ばれる指標になりますから、KGIといわれる経営上の最終的な指標と連動してなければ意味がありません。KGIが業績を支える上で最重要な項目の指標化・数値化であるならば、KPIはKGIを達成するためのプロセス途中の状態を判断するための指標になります。通常は可能な限り経営の係る最上流の課題を指標として、当該のセクションや組織で担当する業務を加味しKGIを設定します。そのうえで、因果関係を持ち、数値的な予測可能な中間指標としてKPIを割り出し設定するようにします。

《 POINT 2 》

次に、誰にでも明らかで、解釈の混じる余地のない指標にすることです。たとえば「顧客訪問数30%アップ」だと、既存顧客なのか新規顧客なのか、あるいはいつの時点と比較して30%アップしていればよいのかと、チームによって解釈が変わる可能性があります。明確なKPIでないと、対策も明確にはなりません。「昨年4月と比較して新規顧客開拓数30%アップ」のように、解釈の必要のないKPIを設定しましょう。

《 POINT 3 》

KPIを達成するためのステップを小分けにすることも重要です。得てして提示されるKPIは数字だけなのですが、メンバー一人ひとりがKPIにコミットできるように、KPIを達成するのに誰が何をすればよいのかを具体化することが有効です。数字だけ示して「後は自分たちで考えるように」という設定の仕方でもよいのですが、この場合はKPIよりもメンバーの教育(自分の頭で考えられるようにする)が目的化することになります。KPIの確実な達成を目標とするなら、各チームでKPIを切り分けてタスクレベルに落とし込む作業が不可欠です。

《 POINT 4 》

最後に、KPIがいつでも参照できるように配慮することです。提示されたときは勢いがよくても、しばらく経てばKPIに対する記憶が薄れていきます。どのメンバーからも見える位置にKPIがあると、KPIへ当事者意識を忘れずに業務に取り組めるのです。その意味でも、SFAツールなどにKPIを入力して、定期的に進捗確認を行うことが必要となります。

KPI設定によりタスクが明確になる

KPIを設定するメリットは、社内のリソースを特定の目標に向けて集中させられることです。組織が大きくなると、各チームの事情が目的化しがちです。会社全体の業績を向上させることよりも、チームの成績や円滑な業務遂行自体が目的となって、他チームと反目し合ったり会社の不安要素と化したりするケースもあります。

明確で現実的なKPIを設定できれば、そうした「大企業病」の予防にもなります。KPIが現状とどの程度乖離しており、その乖離を埋めるために何をするべきか会社全体で共有できていれば、各チームの内部事情が前面に出てくるリスクを減らせます。チーム同士のコミュニケーションもスムーズになりやすいのです。

管理者としても、KPIを設定することでチームや個人に対する評価を透明化できます。明確に数値化されたKPIが評価基準になりますから、評価に頭を悩ませる時間を削減できるでしょう。KPIは、業務遂行だけではなく評価をも明確にする効果を持っているわけです。

さいごに

KPIは、目的を数値化した評価指標です。主観の混じる余地がなく、メンバーに受け入れられるほど現実的な水準であり、KPIが行動レベルにまでブレークダウンされていることが重要です。皆さんの会社でもあらためて、『指標』について再考してみてはいかがでしょうか。

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