名刺は、気づけばどんどん増えていくものなので、日頃から管理をしておかないと、いざ使用するときになって「誰が誰だか把握できない」など非常に多くの無駄な時間をつかってしまうことがあります。大切なのは、名刺を習慣として整理するようにし、ルールある管理をすることです。
とはいうものの、みなさんも多忙な中で実務を中心に時間を割いていくので、どうしても名刺の管理など、副次的な作業については後回しになってしまうのではないでしょうか。
そこで今回は、簡単に整理整頓でき、セールスにも活用できる名刺管理アプリをご紹介します。
目次
名刺管理は煩雑になりがち
ビジネスパーソンにとって、名刺交換は初対面の相手との社会的マナーであり、恒常的に行われます。当然、その頻度が高い部門、営業部門においては、受け取った名刺は日々増え続けていきます。そして、その管理は毎日の忙しい業務の後に回され、煩雑になりがちです。また、戴いた名刺を、会社別に分類したり、時系列に沿って保存するのは、思いのほか時間がかかる作業なのではないでしょうか。
そのうち、もらった名刺は誰のものなのかもわからなくなりますし、活用する機会を失ってしまいます。実は自社にとって、とても有益なキーマンがその中にいて、本来アプローチすべき対象であったとしても、名刺の山の中に埋もれてしまうということになるわけです。
また、名刺をデジタル化して管理するツールなども各社が開発し提供しています。このようなツールを利用して管理しようとするとき、スキャニング（名刺に記載されたアナログデータをツールによって、デジタルデータ化すること）作業が問題になることがあります。スキャニングには、通常スキャナーと呼ばれる「読み取りツール」を使用しますが、、逆に、デジタル化する上ではスキャナーの利用が必須ということでもあります。実はこの一手間が、毎日の作業となることで大きな負荷になることがあります。エクセルを使って情報共有をする企業もあると思いますが、同様にその際にも入力が必須となりますので、その作業もまた不可となるケースが多々あります。
名刺管理を行うべき理由
ここで名刺管理をお薦めするポイントをいくつかご紹介します。
なかでも最大の理由は、セールス機会を拡大させることにつながることでしょう。それでは、細かなポイントを見ていきましょう。
目的の名刺を探す時間の節約
一般的に、会社員一人が仕事において探し物にかける時間は、年間150時間にもなるといわれており、その中で、名刺を探す時間は20時間になるというデータがあります。これはアンケートにより、1人平均週に4回、1回に6分を名刺探しに費やすという結果から算出したものです。
適切に名刺管理を行うことで、このような無駄な時間を短縮することができるようになります。
取引先情報をすぐに探し出すことができる
適切な名刺管理を行うことで、スムーズに必要な企業の情報を探し出すことができます。さらに、取引のない企業会社の名刺の中で、新商品やサービスの訴求や提供に適するところを見つけ出すことも可能です。
あるいは、以前にアプローチして成約しなかった企業に対して、別の商品やサービスを提案することも可能です。適切に名刺管理を行うことで、それまでのアプローチを履歴として残すことができますし、既に面識があるのでコミュニケーションも新規の対象と比べ、容易なはずです。
情報を共有できる
名刺管理ソフトを利用することで、個人単位で管理していた名刺情報を、営業部門で共有することができるようになります。名刺情報をデジタル化してクラウド上に集約することにより、ほかの営業スタッフが入手した名刺データを部内で活用できるようになるというわけです。
個人で管理していると、その顧客へのアクションは共有されないので、時に営業スタッフ同士でブッキングすることも起こりえます。「誰かがアプローチしようとする企業に、すでに、他の営業スタッフが提案している」ということもあるわけです。このような事態を避けるため、また、これからアプローチする会社の担当者が、自社の他のスタッフとも面識があるということもわかるようにもなります。
マーケティングに活用できる
過去にアプローチしたことがある会社も、適切に名刺管理をしていれば有力な顧客候補になります。対象ごとに、これまでの営業活動の記録することで、どのような商品やサービスであれば、成約につながる可能性が高いのかを導き出すということも可能です。さらに、展示会やセミナーなどで集めた名刺は、その後のマーケティング活動でDMなどを送る際の顧客リストとして活用できます。
適切な管理アプリならデジタル化も簡単
名刺は受け取った後にすぐデジタル化すれば、その管理も面倒ではなくなります。スマートフォンを使ってデジタル化が可能なアプリを使えば、簡単に短時間で名刺管理が可能になります。情報共有ができる機能があるアプリも少なくありませんし、パソコンなど、別のデバイスでも同じデータベースへアクセスできるので利便性はさらに高まります。
使いやすくて便利なおすすめアプリ3選
営業支援も充実したSanSan
SanSan株式会社が提供する法人向け名刺管理サービスのアプリです。営業に役立つ機能が多く搭載されているのが特徴であり、導入している企業は6000社以上あります。
たとえばコンタクト機能を使えば、営業スタッフが他社と接触することで、情報が自動的に時系列で羅列されます。また名寄せをすることで情報の重複を回避することも可能です。
名刺のスキャニングは貸与されるスキャナーを使って、データベースに情報を登録します。データ化の精度はほぼ100%となっています。スマートフォン以外にもウェブアプリで活用でき、ライセンス費用は月間にデータ化する名刺の枚数によって変わります。
商談情報も記録できるCAMCARD
世界中で最も利用者数が多い名刺管理アプリです。スマートフォンで名刺を撮影し、OCRによる自動認識で名刺情報をデータ化します。情報は社内で共有でき、パソコンでも利用可能です。
OCRの認識精度は高いものですが、誤認識があれば手動での修正もできます。簡易SFA機能を使えば、商談情報を名刺に紐づけることができるので、営業スタッフみんなで共有できます。
SNSとの連携もできるスマート名刺管理
株式会社ジャストシステムが無料で提供する名刺管理アプリです。Windows対応ソフトも有料ですが提供されていて、パソコンとの同期もできます。スマートフォンのカメラで撮影した名刺をOCRによりデータ化することも可能です。
フェイスブックやTwitterなどのSNSとも連携が可能で、メッセージを送信する機能も備えています。さらにGoogleマップとの連携で名刺に記載された住所を地図で表示することもでき、Googleコンタクトを介することで情報共有を行います。
おわりに
スマートフォンと自動認識機能を使うことで、名刺は簡単にデジタル化することができます。その上で営業活動に利用することで、従来であれば眠っている名刺を活用できるようにもなりますよ。
